Il tuo evento sportivo

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RENDERE UNICO IL TUO EVENTO SPORTIVO

Lo sport è una attività importante a livello personale e sociale. Non solo contribuisce ad uno stile di vita corretto e positivo dal punto di vista psicologico e fisico, ma rappresenta anche una importante occasione di ritrovo e coesione sociale. Per queste ragioni, è importante sapere che l'organizzazione di un evento sportivo unico e di successo passa attraverso alcune fasi chiave, facilmente sintetizzabili.

In primo luogo, è importante stabilire che tipo di evento si vuole organizzare. Giochi a squadre, come il calcetto o il basket, richiedono strutture diverse rispetto al tennis o ad una marcia podistica. Anche i costi saranno diversi, a seconda dell'attività e della location. Occorre quindi individuare prima di tutto il luogo necessario. Questo può variare da un hotel bene attrezzato a un circolo sportivo di ridotte dimensioni, fino alle strutture più complesse che appartengono alle federazioni sportive ufficiali. Nel caso di una competizione podistica o ciclistica, è prevedibile anche l'impiego di spazi pubblici, come strade o parchi.

Il primo passo da fare è, comunque, quello di garantire una copertura economica sufficiente. Questa avviene tramite gli sponsor, che vanno ricercati nel mondo dell'economia locale. In caso di piccoli eventi, il bilancio di una società sportiva amatoriale può essere sufficiente ma, in ogni caso, richiedere il patrocinio degli enti locali, come il comune, è sempre una buona idea.

Il secondo passo è quello di predisporre la struttura idonea e garantire la sua messa in sicurezza. Le federazioni sportive dispongono, in genere, di impianti perfettamente a norma, risparmiando alcuni passaggi. In altri casi, bisognerà assicurarsi che i luoghi prescelti per l'evento offrano le necessarie garanzie di sicurezza per atleti e pubblico. La stipula di un'assicurazione, che copra eventuali incidenti, è indispensabile.

Per offrire tutte le garanzie del caso, le autorità di polizia municipale e i vigili del fuoco dovranno ricevere la notifica dell'evento. I primi, in particolare, dovranno garantire l'utilizzo di eventuali spazi pubblici. Per l'assistenza sanitaria durante l'evento ci si può rivolgere, ad esempio, alle sedi locali della Croce Rossa Italiana.

Stabiliti luoghi e sicurezza, il passo successivo è la promozione. Se si intende far pagare un biglietto agli spettatori, si dovrà contattare la sede locale della S.I.A.E. per poter stampare biglietti, striscioni e manifesti. Il comune dovrà, poi, approvare e regolamentare le affissioni. Si raccomanda di rispettare le norme per le affissioni di manifesti e la distribuzione di volantini. Una pubblicità regolare e rispettosa della città è il primo passo per avere un buon riscontro pubblico.

Per promuovere ulteriormente il proprio evento, si consiglia di realizzare dei comunicati stampa da inviare ai giornali e alle TV locali. In alcuni casi, se i mezzi a disposizione lo permettono, si può convocare una conferenza stampa.

Sul piano organizzativo bisognerà prevedere personale che si occupi del mantenimento della sicurezza, della cura delle strutture sportive utilizzate e di tutte le attività necessarie al corretto svolgimento dell'evento, inclusa l'ospitalità agli atleti, l'accoglienza del pubblico e le attività correlate. A seconda del tipo di evento e delle risorse disponibili si può assumere personale specializzato o contare sul lavoro di volontari.

Un bell'evento sportivo dovrebbe prevedere una sorta di riconoscimento ai partecipanti. Se si tratta di una iniziativa competitiva, inoltre, si dovrà pensare ai premi per i vincitori. Una buona idea è quella di rivolgersi a uno o più negozi specializzati nella realizzazione di coppe, medaglie e targhe e chiedere dei preventivi, per valutare le condizioni migliori.

Infine, per garantire il corretto svolgimento della competizione, alcune persone specializzate dovranno assolvere il compito di giuria e, dove l'attività lo preveda, di arbitri. Questo vale anche per le manifestazioni non competitive, dove è comunque essenziale che qualcuno si assuma l'incarico di garantire il corretto svolgimento delle attività e di dirimere eventuali questioni che dovessero insorgere sull'attività sportiva.

Una volta che tutti questi elementi siano stati presi in considerazione, si potrà passare allo svolgimento vero e proprio dell'evento, avendo cura che tutte le persone coinvolte a livello organizzativo e gestionale siano state accuratamente istruite sui loro compiti, che siano stati edotti delle misure di sicurezza e che sia stato predisposto, per ogni evenienza, un piano di emergenza.
Per quanto lunghe e noiose possano sembrare queste procedure, si tratta di passaggi indispensabili perché anche un semplice evento amatoriale possa rivelarsi una occasione eccezionale per riunire persone attorno all'amore e alla passione per lo sport.

Per rendere ancora più unico e importante un evento sportivo, potrebbe essere una buona idea legarlo ad una attività benefica e a favore della comunità, magari creando una pagina di BuonInvito per proporre a partecipanti e spettatori di contribuire alla ricerca contro il cancro promossa dall'Associazione Italiana per la Ricerca sul Cancro.


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